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総務事務員


企業の業務を効率的におこなうため、組織における事務全般を担当する職種、それが総務事務員です。さまざまな書類の作成管理をはじめ、社員の出勤状況のチェック、健康保険･厚生年金･雇用保険といった各種手続き、備品の管理発注、郵便物のチェックや仕分け、社内行事や社員の冠婚葬祭の連絡対応など、幅広い業務を担当します。

総務事務員になるために必要とされる資格は特にありません。ただし、実際に業務に従事するにあたっては、企業の指針をよく理解して、仕事を忠実かつ正確にこなせる能力が求められます。発注書や契約書など、会社にとって重要な書類の管理や保管には細心の注意をはらう必要があります。また、行政機関などに提出する書類の作成は、法律で書式が定められているものもあるため、手続きの方法や関連する法律の内容への理解も重要です。総務担当者は、自分の部署や社内の範囲にとどまらず、社外の人と出会う機会の多い職種です。自分の言動が企業全体のイメージを左右することもありますから、コミュニケーション能力も欠かせない要素でしょう。

求められる能力としては、パソコンの基礎知識程度はまず必須。特にExcelやWordといったソフトの基本操作技能は、多くの企業が最低限の応募条件としています。加えてAccessやPower Pointなどについての知識があれば、選択肢の幅もひろがりますので、こちらも学んでおきたいところです。

総務事務員は平均勤続年数が比較的長く、安定した職種であるといえます。未経験者の採用をおこなう企業も多いので、特に人気が高く、競争率もかなりのものとなります。雇用形態としては正社員だけでなく、派遣スタッフとして働く人も増えています。

事務といえば受身の仕事と考る人も多いようですが、総務事務員は常に企業や社員にたいして、よりよいサポートを考えていくもの。ただ与えられた仕事だけをこなすのではなく、さらなる改善を目指せる人材が求められています。

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